Maandagmorgen, de eerste vergadering van de dag vindt meteen om 9.30u plaats. Daar gáán we weer, het bekende riedeltje. Frits trapt de vergadering af en weet ook gedurende het uur goed het woord te nemen. Het bekende scenario. Versuft kijkt iedereen elkaar wat glazig aan. Niemand die er wat van zegt, maar iedereen weet dat alle gedachtes hetzelfde punt bereiken: wat doe ik hier? De energie stroomt weg en niemand is meer aangehaakt.
Tijd om het patroon te doorbreken, want als niemand er gelukkig van wordt, waarom houdt het dan toch stand? De vraag is natuurlijk, hoe kan dit anders? Wil jij graag creativiteit aanboren in jouw team, maar heb je geen idee hoe je dat moet doen? In dit blog lees je meer over creatieve werkvormen die de bestaande sleur van vergaderingen volledig kunnen omturnen naar energieke, betrokken en actieve sessies.
Wat zijn creatieve werkvormen
Creatieve werkvormen hebben het doel bestaande vastgeroeste vergaderpatronen te doorbreken om zo tot waardevollere resultaten te leiden. Doordat je niet alleen een andere vorm van vergaderen kiest, maar ook elk individu weet te betrekken, kun je de wijsheid van een groep beter benutten. Voor creatieve werkvormen is het dan ook aan te raden de creativiteit een handje te helpen. Draai een leuk achtergrondmuziekje, zorg voor voldoende lekkernijen en haal kleurige pennen en post-its in huis om de creativiteit verder aan te wakkeren.
Creativiteit aanwakkeren met Liberating Structures
Creatieve werkvormen zijn er in overvloed. Je kan altijd eenvoudig beginnen met brainstormen en verschillende brainstormtechnieken. Een andere stroming waar je misschien wel eens van gehoord hebt zijn Liberating Structures. Deze bevrijdende structuren zorgen ervoor dat je de creativiteit van een team aanwakkert, dankzij het stellen van kaders en het geven van ruimte aan elk individu. Hieronder volgen een 6-tal creatieve werkvormen uit de reeks Liberating Structures.
1 & 2: Stel vragen - 9 why’s of appreciative interview
Voor deze werkvormen geldt eenzelfde principe: wees nieuwsgierig door onderzoekende of waarderende vragen te stellen. Voor de 9 why’s geldt dat je op zoek gaat naar de echte WHY door 9 keer de waarom vraag te stellen. Wat is de onderliggende grondreden of zingeving van het onderwerp? Bij de variant appreciative interview zet je juist de intentie op het stellen van waarderende vragen. Ga op zoek naar wat iemand trots maakt, wat iemand blij maakt en waar de positieve haakjes zitten met betrekking tot het onderwerp. De kaders die je mee geeft in deze werkvormen:
- Introduceer het onderwerp en de intentie van de manier van vragen stellen (waarom of waarderend).
- Laat mensen in tweetallen om de beurt een vragenronde uitvoeren. Stel hier een duidelijke time-box bij (dit kan al in 5 minuten per persoon).
- Laat mensen op post-it’s in het moment zelf aantekeningen maken. Dit kunnen zowel de interviewer als de geïnterviewde doen. Wordt dit nog als lastig ervaren, dan kun je een observant als 3e rol toevoegen.
- Laat na afloop iedereen zijn post-it’s in 1 minuut toelichten als het slechts gaat om het delen van informatie. Indien je het doel hebt om als totale groep tot één inzicht te komen, dan kun je de volgende ronde inzetten door twee tweetallen te koppelen en zo een groepje van 4 te vormen. Waar ligt de overlap? Waar vind je elkaar wel? Dit bouw je vervolgens op naar groepjes van 8, enzovoort. Benadruk dat het hier niet gaat om elkaar te overtuigen van de verschillen, maar vooral op zoek te gaan naar waar je elkaar wel vindt. Dat is een mooi startpunt om komende periode mee aan het werk te gaan.
3 & 4: Communiceer open - conversatie café of 1-2-4-all
Het delen van informatie en kennis vanuit alle hoeken en richtingen laat vaak nog te wensen over. Met deze werkvormen creëer je een gelijkwaardige balans, waar iedereen de ruimte krijgt om inzichten te delen. De basisgedachte is dat je opbouwt vanuit individuele kennis naar een groepswijsheid. Als één iemand praat, dan luistert de rest met het doel te begrijpen (en niet om te reageren). Je maakt als het ware eerst de totale taart inzichtelijk met alle taartpunten om er volgens een taartpunt uit te kiezen waar je mee verder gaat. Bij 1-2-4-all doe je dat door per stap het aantal leden van de vorige stap te verdubbelen (zie ook de uitleg bij de voorgaande werkvormen over vragen stellen). Bij het conversatie café behoud je juist de totale groepsgrootte, maar laat je elk individu eerst plenair inzichten delen. Dat ziet er als volgt uit:
- Iedereen schrijft zijn initiële gedachtes en kennis over het onderwerp op een post-it.
- Iedereen deelt zijn initiële gedachtes en kennis van de post-it’s (let op, je reageert hier dus nog niet op wat je hoort). – 1 minuut p.p.
- Iedereen deelt zijn herziene gedachtes en kennis op basis van de input van anderen. – 1 minuut p.p.
- Pas na voorgaande rondes is er ruimte voor een levendige conversatie. Hier kunnen mensen verdieping zoeken door vragen te stellen over wat ze gehoord hebben. Het doel is nog steeds alleen kennis te delen en niet zozeer naar oplossingen te gaan. – 10 minuten
- Iedereen deelt zijn outtake op basis van alles wat gezegd is. – 1 minuut p.p.
5 & 6: Kom tot actie - 15% solutions of what, now what, so what?
Deze categorie werkvormen richt zich vooral op de convergeer fase, waar voorgaande werkvormen meer over divergeren gaan. Je mag dus nu tot oplossingen en actiepunten komen. Bij de 15% solutions kijk je naar de 15% die je vanaf morgen zo in kan zetten, zonder beperkingen zoals resources in de vorm van geld, mankracht en tijd. Op deze manier richt je je op wat wél kan en omzeil je de barrières, zodat je zo snel mogelijk in beweging komt. Door actiestappen klein te maken, zijn er geen redenen meer om te zeggen dat je niet weet wat je moet doen. ‘What, now what, so what?’ kent hetzelfde principe. Je beschrijft als eerst de gedeelde input waarvoor je oplossingen of actie wilt. Dan stel je de vraag: wat is er gebeurd en wat heb jij daarvan gemerkt? In een tweede ronde vraag je wat er nu belangrijk lijkt. Welke conclusies lijken er te zijn? In de vierde ronde stel je de vraag: wat zijn de belangrijkste bijbehorende acties? Het is te adviseren om de vragenrondes allemaal met een 1-2-4-all principe vorm te geven.
Aan de slag met Liberating Structures
Deze 6 werkvormen zijn slechts een aantal van de in totaal 34 werkvormen die Liberating Structures kent. Voor deze werkvormen geldt dat je ze eigen maakt door ze vooral te proberen en te herhalen. Welke werkvorm probeer jij binnenkort uit?
