Visies, strategieën, doelen, het zijn maar enkele voorbeelden van denken over de toekomst. Soms is het al lastig om een huidige situatie in kaart te brengen, laat staan de toekomst zichtbaar te maken. Toch is het van groot belang hier gedegen aandacht aan te geven wanneer je je bezighoudt met innovatie. In veel bedrijven wordt dan ook gesproken over scenarioplanning. Dit is een handige tool die je helpt bij het verkennen van de toekomst om zodoende je innovaties in te richten en klantgericht te werk te gaan. In dit blog kom jij meer te weten over scenarioplanning en een actieve werkvorm die jou direct in staat stelt hier praktisch mee aan de slag te gaan.
Wat houdt scenarioplanning precies in?
Het begrip scenarioplanning is op te splitsen in 2 delen; scenario en planning. Wanneer we het begrip ‘scenario’ duiden, hebben we het over een chronologische beschrijving van gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden of nog gaan plaatsvinden. Het begrip ‘planning’ omvat alle activiteiten en processen om tot een plan te komen die in lijn is met de voorgenomen implementatiemomenten, weggezet in de tijd. Samen hebben we het over een methode die helpt bij het omgaan met onzekerheden in de toekomst.
"Als men niet weet naar welke haven men vaart, is geen wind gunstig.”
Met deze tool breng je dynamische, complexe en ingewikkelde omgevingen in kaart, die zich kenmerken door veel onzekerheden en invloeden. Daarmee werk je verschillende aanpakken uit om hier in de toekomst op te kunnen anticiperen. Een goede scenarioplanning ontstaat altijd vanuit een bepaalde klantbehoefte, je wilt namelijk vraaggestuurd te werk gaan. Dankzij deze tool kunnen organisaties betere toekomstgerichte strategische beslissingen nemen. Zo kan een organisatie in de toekomst wendbaar blijven naar gelang het scenario dat zich voordoet.
Werken via trends bij toekomstverkenning
Scenarioplanning gaat niet over toekomst voorspellen, maar puur over het verkennen wat er in de toekomst mogelijk kan plaatsvinden. Een mooi startpunt om vanuit te werken, is het kijken naar trends die zich in de toekomst mogelijk voordoen. Onderlinge krachten die op termijn kunnen plaatsvinden worden transparant gemaakt. De kunst is dus om de juiste signalen op te vangen en deze te borgen in de scenario’s. Je hebt vast wel eens van het begrip trendwatchen gehoord. Een trendwatcher doet niks anders dan informatie verzamelen om op basis daarvan nieuwe trends te voorspellen. Dit marktonderzoek is de basis voor het bepalen of trends voor even of blijvend zijn. Bij toekomstverkenning richt je je niet op de eendagsvliegen maar de trends die de markt veranderen.
Hoe bepaal je wanneer iets een trend wordt? Er zijn een aantal verschillende trends te classificeren:
- Rage of hype: Een kortdurende introductie op de markt. Gadgets zijn goede voorbeelden, zoals de Flippo’s van vroeger. Supermarkten spelen hier met hun kassa-give-aways goed op in. Meestal duren deze trends maximaal één jaar.
- Micro-trends: Deze introducties zijn enkele jaren een trend. Dit kan bijvoorbeeld op het gebied van mode, tuin, werk, interieur, zorg, gezondheid, werk en hobbies zijn. Denk bijvoorbeeld aan een elektrische step.
- Maxi-trends: Deze trends beïnvloeden de behoeften en het gedrag van de gebruiker. Trends op het gebied van gezondheid, familie, uiterlijk, normen en waarden. Vaak duren deze trends vijf tot tien jaar. Denk aan alle Apple producten.
- Mega-trends: Deze trends kunnen tot wel 30-50 jaar actueel zijn. Dit gaat vaker over abstracte schaal met belangrijke maatschappelijke thema’s (sociaal, technologisch, economisch, duurzaam en politiek). Denk aan pensioenproducten.
Een scenarioplanning maken
Scenarioplanning is altijd een middel en nooit een doel op zich. Daarom kun je verschillende werkvormen gebruiken om scenario’s transparant te maken. Een handige werkvorm hiervoor is van Liberating Structures en heet ‘Critical Uncertainties’.
In deze werkvorm maak je verschillende scenario’s bij een onvoorspelbare toekomst inzichtelijk aan de hand van een transparante matrix. Je maakt het mogelijk om diverse strategieën te testen en de capaciteit uit te breiden om snel te reageren op toekomstige uitdagingen. Met deze werkvorm bouw je veerkracht op: het vermogen om het systeem actief vorm te geven en klaar te staan in te spelen op verrassingen. Dit doe je door:
- Deelnemers alle onzekere en kritieke realiteiten in de markt te laten benoemen en te onderzoeken (aannames blootleggen).
- Deelnemers strategieën te laten bedenken die helpen succesvol te opereren in de verschillende situaties.
Voor wie?
Iedereen die verantwoordelijk is voor het plannen en uitvoeren van de innovatiestrategie.
Facilitatie
Vorm groepen van 4 met aparte tafels waar op een flipover gewerkt kan worden. Zorg ook voor stiften en post-it’s!
Stappenplan
- Maak een lijst met onzekerheden waarmee de innovatie wordt geconfronteerd, dat kan met de vraag: ‘van welke factoren van de innovatie is onmogelijk te voorspellen of te bepalen welke kant ze op gaan?’ – 5 minuten
- Wat zijn de meest kritieke factoren? Gebruik de vraag: ‘welke factoren bedreigen het vermogen om succesvol te opereren?’ – 5 minuten
- Bepaal de 2 meest kritieke en onzekere factoren (x-as en y-as). – 3 minuten
- Teken de matrix met x-as en y-as. Beide assen hebben een continuüm met ‘meer van <-> minder van’. Op beide assen zet je een kritieke onzekere factor neer. Zie in onderstaand voorbeeld factor 1 ‘concurrentie’ en factor 2 ‘corona’. Beide hebben ze een continuüm van weinig/geen of veel/wel. Nu ontstaan er 4 kwadranten. – 5 minuten
- Elke groep verzint een naam voor elk kwadrant en schrijft daar een mini-scenario bij uit. – 10 minuten
- De groepen delen de mini-scenario’s in een 1 minuut pitch. – 5 minuten
- Elke groep gaat brainstormen over max. 3 strategieën die helpen succesvol te opereren per mini-scenario. – 10 minuten
- De groepen delen de strategieën in een 1 minuut pitch. – 5 minuten
- Wat zijn robuuste strategieën (slagen in verschillende kwadranten)? Welke strategieën dekken risico’s af (in 1 kwadrant geldig)? Bepaal als groep welke acties je meeneemt. Bedenk per groep 1-3 acties die je wilt uitvoeren. – 10 minuten
- Pitch de acties in 1 minuut per groep aan de totale groep. Vervolgens kies je als totale groep de belangrijkste acties. Je kunt hiervoor dot-voting gebruiken. – 10 minuten
Tot slot
Scenarioplanning valt of staat met opvolging. Een statische weergave van scenario’s heeft op zichzelf geen betekenis. Daarom is het van belang periodiek (vaak elke 3 maanden) opnieuw een scenarioplanning te doen. Dit kan een iteratie zijn op eerdere inzichten, maar je kan er ook voor kiezen om vanaf nul te beginnen. Daarnaast heeft het pas toegevoegde waarde voor je innovatie als er daadwerkelijk acties uit voortkomen. Reserveer altijd tijd in je sessie om acties te definiëren en taken uit te zetten voor de deelnemende teams. Zo voorkom je dat scenarioplanning slechts een vorm van daydreaming is en zorg je ervoor dat het strategische toegevoegde waarde in de implementatie van je innovatie oplevert.
