Presenteren, we krijgen er allemaal wel eens mee te maken. Of je nu de laatste jaarcijfers aan het managementteam presenteert, de nieuwste innovatie bij investeerders pitcht of je team up-to-date brengt door de voortgang te delen. Naast kennisdeling kan het ook zijn dat je anderen wilt motiveren en inspireren. In dit blog delen we tips voor tijdens het presenteren. Met deze tips in je achterhoofd bereik je je publiek beter en zorg je ervoor dat je publiek aandachtiger luistert. Wil je dat je publiek je presentatie na afloop ook onthoudt? Overweeg dan om storytelling toe te passen en breng je presentatie tot leven.
Presenteren is een belangrijke vaardigheid
Het geven van presentaties komt in vele situaties voor en is binnen elk beroep vaak onvermijdelijk. Presenteren is dan ook een belangrijke vaardigheid om te leren en te verbeteren. Daarom is het des te beter hier aandacht en tijd aan te besteden. Wij kunnen ons goed voorstellen dat het spannend kan zijn om voor een groep te staan, vooral als je het niet vaak doet. Met de juiste voorbereiding kom je een heel eind. Bovendien kun je jezelf meer zichtbaarheid geven binnen de organisatie door beter te worden in presenteren.
Waarom bereid je je voor op een presentatie?
“Goede voorbereiding is het halve werk” is een gezegde dat je vast wel kent. Dit geldt ook bij het geven van een presentatie. Stel je voor, er staat een belangrijke presentatie op het programma met veel genodigden, waaronder het bestuur. Zij moeten goedkeuring geven voor een project dat een omzet van miljoenen euro’s kan opleveren. Het zou zonde zijn als de presentatoren niet weten hoe ze de informatie goed en krachtig moeten overbrengen, wat ze moeten zeggen en hoe ze zichzelf een houding geven. Deze vertoning zou het hele project automatisch tekort kunnen doen, ongeacht het potentieel. Een gemiste kans. Onvoorbereid presenteren kan namelijk de beoogde intentie niet halen. Door energie te steken in het voorbereiden van je presentatie, komt je presentatie veel krachtiger en overtuigender over.
Voorbereiding zorgt ervoor dat je rustiger en met meer vertrouwen je verhaal overbrengt. Als je weet hoe je presentatie in elkaar zit, kun je een vloeiend verhaal vertellen zonder hapering en in een flow. Het gebruik van stopwoorden is af te raden als je overtuigend en inspirerend wilt spreken. Voorkom ook dat je een ingestudeerd verhaal opdreunt. De kunst van goed presenteren is het vertellen van een goed lopend verhaal, grotendeels vanuit je hart in combinatie met een overwogen voorbereiding.
Presentatie ter inspiratie
Door een presentatie te geven kun je anderen inspireren. Stel je voor, je geeft een goede presentatie tijdens de bekendmaking van je nieuwe productlijn. Het product komt in retailwinkels te liggen. Je weet de genodigden met jouw presentatie zodanig te inspireren dat zij ook jouw product in hun winkel willen verkopen. Of nog beter, ze willen een partnerschap met je aangaan voor het ontwikkelen van unieke producten. Dit is slechts een voorbeeld, zo zijn er verschillende situaties toepasselijk. Situaties waarbij je na afloop van je presentatie hoort: ‘ik zag je net presenteren en hoorde wat je zei, daardoor werd ik meteen enthousiast’.
Presenteren biedt daarnaast een kans om te laten zien waar jij en je team aan hebben gewerkt. Door bijvoorbeeld de resultaten te presenteren, krijg je erkenning voor het opgeleverde werk. Dit kun je meenemen in het vervolg.
Maak gebruik van storytelling
Het gebruik van storytelling is een krachtige methode om je boodschap bij je publiek over te brengen. Storytelling kenmerkt zich als presenteertechniek door gebruik te maken van verhalen. Het vertellen van verhalen biedt enkele voordelen. Ten eerste, door naar verhalen te luisteren ontstaat er een sociale en emotionele verbinding tussen de luisteraar en de verteller. Zo kan de luisteraar zich vaak beter inleven in het verhaal en worden herkenningspunten genoemd. Ten tweede, een verhaal ondersteunt het brein bij het organiseren van informatie en brengt structuur aan. Een verhaal heeft een logische opbouw waardoor de luisteraar complexe ideeën en onderwerpen beter begrijpt en onthoudt.
Hoe werkt dit?
Om te begrijpen hoe dit werkt, is het goed om te kijken naar wat er in ons brein gebeurt wanneer we bijvoorbeeld in een meeting zitten en naar een verhaal luisteren. Tijdens een meeting is slechts een klein deel van je hersenen ingeschakeld, wat verklaart waarom je maar 50 procent onthoudt van wat er wordt gezegd. Als je naar een verhaal luistert, wordt daarentegen een breder spectrum van je brein geactiveerd. Dit komt voornamelijk doordat je gevoel en emoties worden betrokken bij de hersenactiviteit. Zo worden meer associaties gelegd, waardoor je brein actiever is en meer opslaat. Het combineren van storytelling en feiten werkt dus versterkend bij het geven van een presentatie. Zie storytelling daarom niet als iets wat je enkel bij sprookjes vertelt, maar kijk naar de kernboodschap in het verhaal. Zo kan je ook saaie cijfermatige vormen omtoveren tot pakkende verhalen.
Tips om te presenteren
Hieronder staan een aantal tips voor tijdens het presenteren die jij kunt gebruiken. Met deze tips in je achterhoofd sta je beter voor een groep en breng je jouw krachtigere boodschap over.
- Heb een logisch verhaal. Storytelling is een effectieve methode voor presenteren. Zo is het ook goed om de juiste verhaalopbouw te hebben. Bedenk daarom van tevoren hoe je de verhaallijn vormgeeft en wat je als verteller wilt meegeven. Zodoende bouw je een structuur die jou houvast geeft tijdens het presenteren en de luisteraar helpt om het te volgen. Wil je zelf werken aan je opbouw? Je kunt hiervoor het Storytelling canvas gebruiken. Deze kun je hier downloaden.
- Let op je lichaamstaal. Tijdens het presenteren is non-verbale communicatie net zo belangrijk als verbale communicatie. Je staat immers voor een groep en iedereen ziet wat je doet. Sta bijvoorbeeld niet voor het scherm tijdens de presentatie, maar aan de zijkant. Verder is het goed om krachtig te staan en een uitstraling te hebben alsof je dé expert bent. Spreek vol overtuiging en maak passende handgebaren om je argument te versterken. Een zenuwachtige houding reflecteert ook op je publiek en zorgt dat de aandacht verslapt.
- Activeer je publiek. Houd je publiek actief. Denk maar eens aan de keren dat jij in het publiek zat. Een presentator die constant praat en maar doorratelt, verliest snel de aandacht. Onderbreek af en toe je presentatie en betrek je publiek bij de presentatie. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een gerichte vraag te stellen aan een individu of door een algemene vraag te stellen waarbij mensen hun hand moeten opsteken.
- Maak gebruik van stiltes. Wees op sommige punten even stil en bouw een pauze in. Dit helpt niet alleen jezelf om even tot rust te komen en na te denken over wat je gaat zeggen, maar het geeft je publiek ook een moment om te laten bezinken wat ze zojuist gehoord hebben. Hiermee creëer je ruimte voor inzichten, reflectie en interactie.
- Houd het beknopt – Less is More! Houd je boodschap to the point. Je wilt je publiek niet overspoelen met een lading aan informatie, dat onthouden ze waarschijnlijk toch niet. Bedenk voor jezelf wat de belangrijkste informatie is en focus je daarop. Onthoud goed dat je luisteraar waarschijnlijk niet zo diep in het onderwerp zit als jij en daarom is het goed dat je duidelijk je boodschap kunt overbrengen zonder te veel zijweggetjes te nemen.
- Richt je op de afsluiting. Zorg dat je de presentatie afsluit met een zin die blijft hangen. Hoe je dit vormgeeft hangt af van het soort presentatie. Dit kan een samenvatting zijn of een prikkelende vraag. Sluit altijd af met een zin als ‘Zijn er nog vragen?’, zodat er ruimte wordt geboden aan het stellen van vragen of een discussie. Zo kom je er ook achter of je verhaal inderdaad is geland.
In het kort
In dit blog is verder ingegaan op het onderwerp presenteren en zijn verschillende tips gegeven om hierbij te helpen. De kernboodschap is dat het goed is om je voor elke presentatie voor te bereiden. Het biedt de mogelijkheid om te oefenen. Met de juiste voorbereiding ben je zelfverzekerder als je moet presenteren. Het is namelijk niet voor iedereen even makkelijk of voelt even natuurlijk om zomaar voor een groep te gaan staan. Storytelling kan hier goed bij helpen. Gebruik daarom de genoemde tips voor het presenteren en blijf oefenen, oefenen en oefenen.
