Breng structuur terug in eindeloze inefficiënte discussies met de Lightning Decision Jam. Deze krachtige werkvorm werkt ondersteunend bij het verhelpen van problemen, waarbij je stapsgewijs van een groot of abstract onderwerp toewerkt naar heldere en concrete ideeën. Zo heb je in no time een praktische oplossing. Wil je weten hoe? Lees dan verder.
In dit blog lees je:
- Wat is een Lightning Decision Jam en waarom wil je deze gebruiken?
- Wanneer je een Lightning Decision Jam toepast;
- Hoe start je met een Lightning Decision Jam?
- Hoe een Lightning Decision Jam helpt voor innovatie;
- Hoe je je voorbereidt op een Lightning Decision Jam;
- Het stappenplan voor een Lightning Decision Jam.
Wat is een Lightning Decision Jam en waarom wil je deze gebruiken?
Lightning Decision Jam (LDJ) van AJ&Smart is een manier van creative problem solving om snel en gericht tot oplossingen/besluiten te komen, terwijl je lineair denken loslaat. De kracht van een Lightning Decision Jam is dat je met acht gerichte stappen in een korte tijd tot waardevolle en realistisch uitvoerbare actiepunten komt.
Er zijn een aantal redenen te bedenken waarom je een Lightning Decision Jam gebruikt in je besluitvorming:
- Je werkt effectief samen en benut ieders input.
- Je komt snel tot logische beslissingen.
- Het stelt je in staat om tot de kern van een probleem te komen.
- Het geeft duidelijke implementeerbare acties.
Uiteraard is dit geen volledige lijst en is het altijd interessant om bij elke afzonderlijke keer na te gaan: waarom denken wij dat het relevant is?
Toepassingen van een Lightning Decision Jam
Een Lightning Decision Jam kan voor verschillende contexten en complexiteiten worden ingezet. Zo kun je een Lightning Decision Jam onder andere inzetten voor een brainstorm, een innovatie of het verbeteren van de werksfeer. Een Lightning Decision Jam is een eenvoudig inzetbare werkvorm, waarbij je van een uitdagend probleem een concreet actieplan maakt.
Neem bijvoorbeeld de ontwikkeling van je app. Na een paar weken ontwikkelen, blijkt dat de app niet goed scoort op gebruiksvriendelijkheid. Jij en je team besluiten om een Lightning Decision Jam te organiseren. Tijdens de LDJ wordt duidelijk dat de functies niet overzichtelijk zijn weergegeven. Na probleemprioritering komt dit onderdeel als hoogst scorend uit de bus, dit pak je verder op. Je bent dus van het probleem ‘laag scoren op gebruiksvriendelijkheid’ naar ‘onoverzichtelijke functie indeling’ gegaan. Hiermee heb je het probleem klein gemaakt, zodat je uitvoerbare acties kunt bepalen. Door namelijk op een kleiner onderdeel te focussen, wordt het overzichtelijker en raak je minder snel verstikt in complexiteit.
Hoe start je met een Lightning Decision Jam?
Bij een Lightning Decision Jam start je met één uitdaging. Vaak is dit in een brede context zoals “Het samenwerken verloopt niet soepel” of “Het proces gaat niet snel”. Om dit concreter te krijgen, maken we “Hoe zouden we ervoor kunnen zorgen dat …?”-vragen, in het Engels ook wel bekend als “How Might We..?”. Door de uitdaging in de vorm van een kans op te schrijven, staan we onszelf toe om te kijken naar de mogelijkheden in plaats van naar de belemmeringen. Dan krijgen we vragen zoals “Hoe zouden we ervoor kunnen zorgen dat de samenwerking verbetert?” of “Hoe zouden we de doorlooptijd van het proces kunnen versnellen?”.
Een Lightning Decision Jam voor innovatie
Een Lightning Decision Jam is een optimale manier om je innovatieproces op te starten. Het maakt niet uit of je nu met een radicale innovatie komt of juist kleine aanpassingen wilt aanbrengen met een incrementele innovatie. Een Lightning Decision Jam is geschikt voor elke uitdaging. Zeker doordat het een eenvoudige benadering heeft, leidt het binnen een paar uur al tot oplossingen. Zo kun je tijdens het bedenken en ontwikkelen van je nieuwste (technologische) innovatie meermaals een Lightning Decision Jam houden en sturing en duidelijkheid creëren.
De voorbereiding
Wil je aan de slag gaan met een Lightning Decision Jam maar weet je niet hoe? Hieronder staan de stappen omschreven voor het uitvoeren van een Lightning Decision Jam. Je hebt een paar uur nodig.
Ter voorbereiding:
- Verzamel een team. Doorgaans voer je een Lightning Decision Jam uit met 7-8 actieve deelnemers. Als de groep veel groter wordt, is het lastiger om snel tot beslissingen te komen. Vergeet niet ook te denken aan een Innovatie Facilitator die het proces begeleidt.
- Verzamel de benodigde materialen: timer, marker, post-its in meerdere kleuren en voting dots.
- Bedenk een uitdaging. Dit kan de Innovatie Facilitator van tevoren doen of met de groep bij de start van de sessie. Per sessie is er één uitdaging.
- Regel een afgesloten ruimte waarvan de muren beplakt mogen worden met canvassen. Om met een Lightning Decision Jam aan de slag te gaan zijn er twee verschillende canvassen nodig: de zeilboot en de impact-effort matrix. Klik hier om de canvassen te downloaden.
Stappenplan voor tijdens de uitvoering
We beginnen met het canvas van de zeilboot. Een voorbeeld staat hieronder.
Stap 1: Benoemen wat er momenteel goed gaat.
- Iedereen schrijft individueel en zonder te praten positieve punten op. Wat werkt op dit moment wel? Wat gaat goed? Wat helpt ons nu vooruit? Waar zijn we blij mee? Neem hier maximaal 3 minuten de tijd voor.
- Plenair: Plak één voor één briefjes op de zeilboot en vertel wat je hebt opgeschreven.
Doel: mensen opwarmen voor de rest van de workshop. Zorgen voor een goede sfeer.
Stap 2: Ontdekken wat negatieve impact heeft.
- Iedereen schrijft individueel en zonder te praten pijnpunten op. Bijvoorbeeld irritaties, blokkades, beperkingen. Wat houdt ons tegen? Wat is het anker? Wat heeft slechte invloed? Schrijf er zoveel mogelijk op.
- Plak tegelijkertijd en zonder te praten de briefjes op de zeilboot. Plaats ze willekeurig, want dit is anoniem en je presenteert niet aan de groep.
- Nadat alle briefjes zijn opgeplakt krijgt iedereen voting dots. Iedereen brengt stemmen uit op het ergste pijnpunt. Als er duplicaten zijn, match je die.
Doel: in kaart brengen wat de daadwerkelijke problemen zijn.
Stap 3: Prioriteren van de pijnpunten.
- Kies het meest gestemde pijnpunt. Hiermee ga je verder. De rest fungeert als backlog voor een volgende iteratie.
Doel: concreet pijnpunt ontdekken en snel beslissingen nemen.
Stap 4: Herschrijven van de uitdaging.
- Je hebt een nieuwe uitdaging gecreëerd. Vanuit de algemene uitdaging ben je tot de conclusie gekomen dat dit het belangrijkste probleem is en wat je wilt oppakken.
- Maak van de nieuwe uitdaging een Hoe kunnen we (HMW)- vraag. “Hoe zouden we ervoor kunnen zorgen dat”. De focus ligt nu op hoe we daadwerkelijk een oplossing kunnen vinden. Zorg ervoor dat je in de omschrijving niet al indirect een oplossing aandraagt. Soms kun je er ook voor kiezen 2-3 HMW’s mee te nemen vanuit 2-3 belangrijke probleemdefinities.
Doel: krijg een meer realistisch beeld van het probleem of de problemen.
Stap 5: Brainstormen over oplossingen.
- Bedenk individueel en zonder te overleggen zoveel mogelijk oplossingen. Het is puur ideeëngeneratie. Neem hiervoor 6 minuten de tijd.
- Plak de ideeën willekeurig op een whitepaper.
Doel: in korte tijd veel ideeën bedenken.
Stap 6: Bepalen wat de best passende oplossingen zijn.
- Stem met voting dots op de beste oplossing voor de uitdaging. Denk aan waardevolle, praktische en implementeerbare oplossingen. Neem hiervoor 6 minuten de tijd. Match duplicaten.
- Maak een lijst met 10 items met de meeste stemmen. Prioriteer deze.
Doel: bepaal wat de meest geschikte oplossingen zijn.
Stap 7: Rangschikken van oplossingen op basis van impact en effort.
- Pak de Impact-Effort matrix erbij. Boven de matrix plak je het “Hoe zouden we ervoor kunnen zorgen dat…?” statement. Links van de matrix plak je de best passende oplossingen.
- Kies als groep wat jullie verder gaan uitvoeren en wat de moeite waard is om uit te werken.
De matrix is in vier vlakken verdeeld:
- Weinig effort – veel impact: doe nu.
- Veel effort – veel impact: maak er een project van.
- Weinig effort – weinig impact: maak er een taak van voor de backlog.
- Veel effort – weinig impact: vergeet het maar, niet de moeite waard.
- Elk item wordt in een vlak geplakt. Kijk hierbij eerst naar de impact voor elk item. Als alle items zijn gerangschikt op impact, kijken we naar hoeveel effort het kost.
- Daarna is elk item geplakt in één van de vier vlakken.
Doel: uitzoeken wat haalbare oplossingen zijn.
Stap 8: Uitwerken van uitvoerbare actieplannen.
- Kijk naar de oplossingen die weinig effort kosten en hoge impact hebben. Wat kunnen jullie het makkelijkst uittesten?
- Maak van deze items een experiment met vooraf bepaalde einddatum binnen uiterlijk komende maand. Neem hiervoor 5 minuten de tijd.
- Kies één van de experimenten en voer deze uit op korte termijn. Hoewel je van alle items een experiment maakt, is het beter om met 1-2 aan de slag te gaan. Zo vergroot je het effect van het experiment.
- Na het experiment kom je weer samen en kijk je of de uitdaging is verbeterd of opgelost. Je bepaalt ook wat het vervolg wordt. Ga je een nieuwe LDJ starten, itereer je door op alle input van deze LDJ of is er een andere duidelijke werkwijze als vervolg te bepalen?
Doel: het geschikte actieplan vinden en je uitdaging oplossen.
In het kort
Een Lightning Decision Jam is een werkvorm om snel problemen op te lossen en beslissingen te maken. Het kent een gestructureerde aanpak in slechts acht simpele stappen. De kracht van een Lightning Decision Jam is dat je in een korte tijd een uitvoerbaar actieplan hebt waarmee je echt impact maakt. Deze werkvorm is breed inzetbaar en kan voor vrijwel alle problemen tot een oplossing leiden, of het nu een innovatie, een brainstorm of het verbeteren van de werkomgeving is. Ga zelf ermee aan de slag of neem contact op met onze Innovatie Facilitators om je erbij te laten helpen.
